Buku Panduan Aplikasi Billing

1. Halaman Login

Langkah awal untuk masuk dan mengelola sistem billing adalah dengan melakukan autentikasi pada halaman login utama.

1. Buka halaman utama aplikasi billing Anda pada browser.
2. Masukkan kredensial default yang telah ditentukan sistem:

3. Centang opsi INGAT SAYA jika diperlukan agar sesi tetap tersimpan.
4. Klik tombol MASUK SISTEM untuk masuk ke Panel Admin.

2. Pengaturan Awal (Settings)

Akses menu Settings di panel navigasi bagian kiri bawah untuk melakukan pengaturan komponen berikut:

• Profil Usaha: Lengkapi data operasional yang mencakup Nama Aplikasi, Nama Perusahaan, Kontak WhatsApp, dan Alamat Kantor secara detail. Informasi ini akan ditampilkan secara otomatis pada header halaman struk/nota pelanggan.
• Branding & Pembayaran:
  • Unggah berkas Logo Struk usaha Anda (format gambar disarankan PNG transparan dengan ukuran maksimal 2MB).
  • Tambahkan Daftar Rekening / E-Wallet pembayaran (seperti Dana, ShopeePay, atau Bank transfer) untuk mempermudah penerimaan transaksi digital pelanggan.
  • Sesuaikan isi Catatan Struk serta Pesan Footer Struk sesuai kebijakan operasional.
  • Atur pesan otomatis pada kolom Template WhatsApp menggunakan variabel bawaan yang tersedia (misal: {{nama}}, {{tagihan}}) untuk mempermudah proses broadcast.
• Integrasi REST API MikroTik:
  • Pastikan perangkat router Anda sudah menggunakan sistem operasi RouterOS versi 7.
  • Masukkan parameter jaringan yang valid meliputi IP Address / Host, API Port (HTTP/Web), Username API, serta Password API.
  • Klik tombol Simpan Konfigurasi di pojok kanan bawah untuk mengunci perubahan.

3. Dashboard Utama & Monitoring MikroTik

Setelah integrasi API MikroTik berhasil dikonfigurasi, sistem menyediakan dua area monitoring utama:

• Panel Admin Dashboard: Menampilkan rangkuman performa operasional bulan berjalan. Di sini Anda dapat memantau secara real-time status total pendapatan (termasuk potensi dana pending & dana lunas), jumlah total klien aktif, indikator status koneksi router, serta informasi masa berlaku lisensi aplikasi.
• MikroTik Dashboard: Menyediakan halaman Live System Monitoring terperinci langsung dari mesin router. Mencakup bagan presentase beban CPU, pemakaian Memori (RAM), jumlah sesi aktif pelanggan (Online Now), System Uptime, hingga grafik visual fluktuasi bandwidth pada Traffic Monitor berdasarkan pilihan interface.

4. Paket Internet (Sinkronisasi & Harga)

Untuk mengelola paket layanan internet pelanggan, Anda tidak perlu menginputnya secara manual dari nol. Manfaatkan fitur integrasi otomatis:

1. Masuk ke menu Paket Internet di panel navigasi kiri.
2. Klik tombol Sync Router yang berada di bagian kanan atas halaman. Sistem akan mengeksekusi penarikan data Profile PPPoE secara langsung dari router MikroTik.
3. Setelah proses sinkronisasi memunculkan notifikasi sukses, daftar paket layanan baru akan terbuat secara otomatis di dalam tabel aplikasi (misal: Paket 10Mbps, Paket 20Mbps).
4. Secara default, harga awal paket yang ditarik bernilai Rp 0. Klik tombol Edit pada masing-masing item paket untuk menyesuaikan besaran Harga (Rp) dan batasan bandwidth/keterangan sebelum dipasangkan ke pelanggan.

5. Data Pelanggan

Sama halnya dengan pengelolaan paket, basis data pelanggan utama diintegrasikan langsung dari akun PPPoE router Anda.

1. Akses menu Data Pelanggan lalu pilih tombol Sync Router untuk mengunduh seluruh data user PPPoE MikroTik ke dalam lokal database web billing.
2. Guna merapikan urusan administratif dan geolokasi, klik ikon Edit (simbol pensil) di bagian kanan setiap baris pelanggan untuk melengkapi data tambahan:
   • Input Nama Lengkap pelanggan dan Nomor HP / WhatsApp aktif.
   • Tentukan Tanggal Bergabung (tanggal ini mutlak diisi karena menjadi parameter acuan otomatisasi sistem saat membuat invoice tagihan periodik).
   • Gunakan fitur Lokasi Koordinat Peta (bisa memanfaatkan penanda otomatis tombol Gunakan Lokasi Saat Ini atau menggeser pin manual di atas OpenStreetMap) untuk mempermudah teknisi melacak lokasi rumah.
   • Unggah berkas dokumen berupa Foto Rumah pelanggan serta isi teks Alamat Lengkap.
3. Klik tombol Simpan Perubahan setelah data dirasa lengkap.

6. Tagihan & Pembayaran

Menu ini berfungsi sebagai pusat kontrol sirkulasi keuangan bulanan serta penagihan aktif ke pelanggan.

• Pembuatan Invoice Massal: Klik tombol Buat Tagihan Baru di bagian pojok kanan atas, tentukan periode Target Bulan dan Tahun yang diinginkan pada pop-up modal dialog, lalu tekan Proses Sekarang. Sistem secara otomatis membuat rekaman invoice baru bagi seluruh pelanggan aktif sesuai siklus tanggal bergabungnya.
• Aksi Fungsional Tagihan: Pada dashboard tabel tagihan, terdapat beberapa tombol operasional instan di bawah kolom aksi:
  • Kirim WA (Ikon WhatsApp): Klik tombol ini untuk langsung mengirim pesan tagihan resmi ke chat WhatsApp pelanggan secara personal menggunakan format dinamis dari template yang diatur sebelumnya.
  • Bayar: Klik tombol konfirmasi ini ketika pelanggan menyerahkan uang iuran bulanan untuk mengubah status invoice dari BELUM BAYAR menjadi LUNAS.
  • Cetak (Ikon Printer): Digunakan untuk mencetak fisik struk/nota pembayaran menggunakan printer thermal mini sebagai bukti transaksi yang sah.

7. Laporan Keuangan

Semua riwayat transaksi tagihan pelanggan yang sudah dikonfirmasi berstatus Lunas oleh administrator secara otomatis terekam ke dalam jurnal laporan keuangan internal.

• Halaman ini menyajikan visualisasi data berupa kotak ringkasan Total Transaksi terkumpul dan akumulasi grafik angka nominal Total Omset kotor pendapatan usaha.
• Gunakan filter interaktif di bagian atas halaman (Filter berdasarkan kombinasi: Bulan, Tahun, dan Status Pembayaran) untuk menyortir data rekapan kas secara spesifik.
• Anda dapat mencetak pembukuan kas ini ke media kertas ataupun mengekspornya menjadi berkas dokumen eksternal dengan menekan ikon Print / Cetak Laporan PDF di sebelah tombol filter.

8. Kelola Role (Manajemen Hak Akses)

Untuk mengamankan sistem saat dijalankan oleh banyak staf, aplikasi menyediakan fitur pembatasan hak akses yang fleksibel berdasarkan peran masing-masing jabatan.

1. Buka menu Kelola Role pada sidebar sistem. Di sini terdapat role sistem utama bawaan seperti Super Administrator (Full Access) yang tidak dapat dihapus.
2. Untuk menambahkan pembagian tugas baru, klik tombol + Tambah Role (misal: membuat jabatan baru untuk Kasir, Teknisi Lapangan, atau Akunting).
3. Klik tombol Edit (ikon pensil) untuk mengonfigurasi batasan akses menu secara spesifik. Pada halaman konfigurasi hak akses, Anda cukup mencentang (memberikan izin) atau mengosongkan centang (memblokir akses) untuk menu-menu tertentu seperti:
   • Hak melihat dashboard utama.
   • Hak menginput konfirmasi pembayaran pelanggan.
   • Hak menghapus data tagihan atau mengubah konfigurasi MikroTik.
4. Klik tombol Simpan Perubahan untuk menerapkan aturan hak akses yang baru.

9. Manajemen User (Pengguna Sistem)

Menu ini digunakan untuk mendaftarkan kredensial akun individu staf kredibel yang berhak melakukan login ke dalam aplikasi billing.

• Klik tombol + Tambah User untuk mendaftarkan akun personel baru ke dalam database.
• Isi form isian profil berupa data Username unik, kata sandi (Password) aman, serta wajib menautkan akun tersebut ke salah satu jenis Role / Jabatan hak akses yang telah dirancang sebelumnya pada menu Kelola Role.
• Melalui tabel daftar pengguna, Super Admin memegang kendali penuh untuk memperbarui status akun staf (Active/Non-active), mengubah sandi lewat tombol edit, atau menghapus permanen akun pengguna yang sudah tidak bekerja lagi menggunakan tombol hapus (ikon tempat sampah).